Digitalización de las operaciones de obra para un grupo constructor regional

Reto

El cliente, promotor regional de construcción e inmobiliario, gestionaba más de veinte obras activas con herramientas desconectadas: cronogramas maestros en hojas de cálculo, coordinación de subcontratistas por teléfono y correo electrónico, y pedidos de materiales conciliados a mano con el ERP a fin de mes. El avance de las obras vivía en carpetas de fotos en teléfonos personales, y cada traspaso de información entre la oficina y la obra era una ocasión para perderla.

El coste era medible: cuadrillas paradas a la espera de materiales, subcontratistas reservados dos veces y jefes de proyecto que dedicaban la mayor parte de la semana a reconstruir el estado de sus obras en lugar de dirigirlas.

Solución

Vendenis diseñó y entregó una plataforma de gestión de proyectos y operaciones de obra como único sistema de referencia para cada proyecto. La planificación basada en dependencias sustituye a las hojas de cálculo; un espacio de coordinación da a cada empresa subcontratista una vista propia y acotada de tareas, documentos y plazos; el seguimiento de materiales acompaña cada pedido desde la solicitud hasta la entrega en obra; y los encargados registran avances, fotos y partes diarios mediante una aplicación móvil que funciona sin cobertura y se sincroniza cuando vuelve la conexión.

Un equipo de cinco ingenieros y una diseñadora de producto llevó la plataforma desde el arranque hasta las primeras obras en producción en 14 semanas, y después la desplegó por fases en toda la cartera.

Arquitectura

La plataforma está construida como una aplicación web modular sobre un único núcleo relacional, con una capa de integración que mantiene el ERP existente del cliente como sistema de referencia comercial mientras la plataforma gobierna la operativa diaria.

• Espacio de planificación en el navegador con programación basada en dependencias y nivelación de recursos
• Aplicación móvil offline-first para el registro de avances, los partes diarios y el reporte de defectos
• Integración bidireccional con el ERP para pedidos, entregas, presupuestos y estado de facturación
• Almacén de datos relacional central con una pista de auditoría completa de cada evento del proyecto
• Modelo de acceso basado en roles para los equipos internos y más de 40 empresas subcontratistas

Resultado

En los dos trimestres siguientes al despliegue completo, los errores de coordinación — traspasos omitidos, dobles reservas, entregas en la obra equivocada — bajaron un 38 por ciento, y los ciclos medios de proyecto se acortaron un 17 por ciento. Los jefes de proyecto abren ahora un sistema por la mañana en lugar de seis.

La plataforma se ha convertido en la columna vertebral operativa del negocio, con una disponibilidad del 99,9 por ciento, y la hoja de ruta continúa con analítica de compras y planificación de capacidad.