Digitalisering van de bouwplaatsactiviteiten voor een regionale bouwgroep

Uitdaging

De klant, een regionale bouw- en vastgoedontwikkelaar, stuurde meer dan twintig actieve bouwplaatsen aan met losstaande tools: hoofdplanningen in spreadsheets, coördinatie van onderaannemers via telefoon en e-mailthreads, en materiaalbestellingen die aan het einde van de maand handmatig met het ERP werden afgestemd. De bouwvoortgang leefde in fotomappen op persoonlijke telefoons, en elke overdracht tussen kantoor en bouwplaats was een kans om informatie kwijt te raken.

De kosten waren meetbaar: ploegen die stilstonden in afwachting van materiaal, dubbel geboekte onderaannemers en projectmanagers die het grootste deel van hun week besteedden aan het reconstrueren van de stand van hun bouwplaatsen in plaats van ze aan te sturen.

Oplossing

Vendenis ontwierp en leverde een platform voor projectmanagement en bouwplaatsactiviteiten als het enige bronsysteem voor elk project. Planning met afhankelijkheden vervangt de spreadsheets; een coördinatieomgeving geeft elke onderaannemer een eigen, afgebakend zicht op taken, documenten en deadlines; materiaaltracking volgt elke bestelling van aanvraag tot levering op de bouwplaats; en uitvoerders leggen voortgang, foto's en dagrapporten vast via een mobiele app die zonder bereik werkt en synchroniseert zodra de verbinding terugkeert.

Een team van vijf engineers en één productdesigner bracht het platform in 14 weken van kick-off naar de eerste live bouwplaatsen, en rolde het daarna gefaseerd uit over de volledige portefeuille.

Architectuur

Het platform is gebouwd als een modulaire webapplicatie boven op één relationele kern, met een integratielaag die het bestaande ERP van de klant het commerciële bronsysteem laat blijven, terwijl het platform de dagelijkse operatie beheert.

• Browsergebaseerde planningsomgeving met planning op basis van afhankelijkheden en beschikbare resources
• Offline-first mobiele app voor voortgangsregistratie, dagrapporten en het melden van gebreken
• Bidirectionele ERP-integratie voor bestellingen, leveringen, budgetten en factuurstatus
• Centrale relationele dataopslag met een volledige audittrail van elke projectgebeurtenis
• Rolgebaseerd toegangsmodel voor interne teams en meer dan 40 onderaannemers

Resultaat

Binnen twee kwartalen na de volledige uitrol waren de coördinatiefouten — gemiste overdrachten, dubbele boekingen, leveringen op de verkeerde bouwplaats — met 38 procent gedaald, en werden de gemiddelde projectcycli 17 procent korter. Projectmanagers openen 's ochtends nu één systeem in plaats van zes.

Het platform is uitgegroeid tot de operationele ruggengraat van het bedrijf, met een beschikbaarheid van 99,9 procent, en de roadmap gaat verder met inkoopanalyses en capaciteitsplanning.